返信への「返信」は1往復で終わらせる
退職挨拶メールは一斉送信されるため、返信が多数届くことも。基本原則は「1往復で終わらせる」こと。長いやり取りは相手の業務を圧迫します。
原則：短く・温かく・引き止めには断固断る
退職挨拶への返信には「引き止め」のニュアンスが入ることがあります。「本当に退職されるのですか」「もう一度考え直しては」等。丁寧に、しかし明確に「決断は変わらない」旨を伝えてください。感謝は最大限、断りは明確に、が鉄則です。
上司からの返信への返し方
直属の上司・部長・役員からの返信には、特に丁寧に返します。
「◯◯部長、温かいお言葉をいただき、心より感謝申し上げます。在籍中は多大なるご指導を賜り、本当にありがとうございました。新天地でも頂いたご恩を胸に、精進してまいります。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
「◯◯取締役、お忙しいところ温かいご返信を頂戴し、誠にありがとうございます。貴社で過ごした◯年間は、私にとってかけがえのない経験となりました。心より感謝申し上げます。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」
「◯◯部長、温かいお言葉をいただき、ありがとうございます。長い時間をかけて熟慮した結論でございます。意志は固く、申し訳ございません。これまでのご指導に深く感謝申し上げます。」
同僚・先輩・後輩からの返信
社内の仲間からの返信には、もう少し温度感を上げて返します。
「◯◯さん、メッセージありがとう！本当に寂しくなるね。◯◯さんとのプロジェクト、一番楽しかったよ。新しい場所でも頑張ります。また機会があれば絶対一緒に食事でも行こう！」
「◯◯先輩、お忙しい中お返事いただき、ありがとうございます。先輩に教えていただいたことは、一生忘れません。退職後も、ぜひお時間いただけたら嬉しいです。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
「◯◯さん、メッセージありがとうございます。一緒に働けて本当に楽しかったです。◯◯さんの成長をずっと見守っていきたいので、退職後も連絡させてくださいね。新しい職場でも頑張ります。」
取引先からの返信
取引先からの返信は、後任者への引き継ぎの文脈も含めて返します。
「◯◯様、お忙しい中ご丁寧にご返信いただき、誠にありがとうございます。在籍中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。後任の△△が引き続き担当させていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
「◯◯様、温かいお言葉をいただき、胸が熱くなりました。◯◯様とのお取引は、私のキャリアの中でも特別な経験でした。後任の△△も真摯に対応させていただきますので、引き続きご指導のほどよろしくお願いいたします。」
「◯◯様、ありがたいお言葉をいただき、感謝申し上げます。個人連絡先は◯◯（メールアドレス）でございます。お時間いただければ、また別の形でお会いできれば嬉しく存じます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」