MANNER
契約更新のお願い・ご確認メールの書き方とマナー
01
契約更新依頼の基本：余裕をもった連絡
契約更新依頼は、満了日の1-3ヶ月前が理想。ギリギリの依頼は相手の検討時間を奪います。
連絡タイミングの目安
大型契約（年間数千万円以上）: 3ヶ月前 / 中規模契約: 1-2ヶ月前 / 小規模・自動更新型: 2週間前。変更がある場合はさらに早めに。
02
文面の6要素
更新依頼メールの基本構成。
- 1
件名：契約名と目的を明示
「○○契約の更新についてご相談」のように、何の契約について何の連絡かを明確に。
- 2
挨拶と取引への感謝
「いつもお世話になっております」に続けて、これまでの取引への感謝を1文。
- 3
契約満了日の明示
「○○年○月○日をもちまして、弊社と貴社の間の○○契約が満了となります。」
- 4
更新の意向確認
「つきましては、来期の継続についてご意向を伺いたくご連絡いたしました。」
- 5
変更点があれば明示
「なお、来期より○○について変更がございます。」変更点を箇条書きで。
- 6
希望回答期限と締め
「○月○日までにご意向をお聞かせいただけますと幸いです。」