MANNER
業務引継ぎ依頼メールの書き方とマナー
01
引継ぎの基本：早め・細かく・文書化
引継ぎで最重要なのは「早めに始める」「細かい情報まで伝える」「必ず文書化する」の3点。
- ✓引継ぎ開始は最終出社日の2-3週間前から
- ✓口頭のみで済ませず、必ずテキスト資料を作成
- ✓取引先の癖・業界特有の慣習も含めて伝える
- ✓後任者が一人で読める形に（書き手不在でも分かる）
- ✓初回打ち合わせ→実作業同席→徐々に後任者に移管、の3段階で
引継ぎ漏れを防ぐチェックリスト
① 担当業務の全リスト ② 各業務の手順書（スクショ付き） ③ 取引先・社内関係者の連絡先 ④ 使用ツール・システムのID・パスワード管理方法 ⑤ 過去の議事録・契約書の保管場所 ⑥ 後任者が直面しうる「困りごと」と対処法 ⑦ スケジュール（今月・来月の予定）
佐野
監修者ワンポイント / 佐野真由美
引継ぎで最もよく起こるミスは「自分だけ知っている暗黙知」の伝達漏れです。「○○取引先の△△さんはこう対応するのが良い」等、マニュアル化されていない情報ほど明文化しましょう。
02
引継ぎメールの文面構成
後任者への初回依頼メールの構成。
- 1
件名: 引継ぎ案件を明示
「【引継ぎのご相談】○○業務について」等、引継ぎメールと分かる表現。
- 2
冒頭: 後任感謝と背景
「後任としてお引き受けいただきありがとうございます。退職に伴い、現在担当している業務を引き継ぎたく...」
- 3
引継ぎ対象業務のリスト
箇条書きで主要業務を5-10件。詳細は別資料へのリンクまたは添付で。
- 4
スケジュール提案
「第1週: 全体説明、第2週: 実作業同席、第3週: 徐々に移管」等、3段階の進め方を。
- 5
初回打ち合わせの日程調整
「○月○日○時〜1時間で最初の打ち合わせをお願いできますでしょうか」
- 6
結び: 質問歓迎
「不明点があればいつでもお気軽にご質問ください」で締める。