MANNER
納期延長のお願いメールの書き方とマナー
01
納期延長依頼の基本：早く・誠実に・代案付きで
納期延長依頼で最も重要なのは「早めに相談すること」。ギリギリの依頼は取引先の信頼を大きく損ねます。
延長依頼は判明した瞬間に
延長が必要と分かった瞬間、できれば当日中に連絡を。「もしかしたら間に合わないかも」の段階でも事前アラートを出すべき。当初の納期直前・当日になってからの依頼は、相手の予定を大きく狂わせ、関係悪化の最大要因です。
佐野
監修者ワンポイント / 佐野真由美
納期延長の連絡は電話が基本です。メールだけで済ませるのは相手が多忙で連絡がつかない場合のみ。電話→メール（書面化）の2段階がビジネスの鉄則。
02
文面の5ブロック構成
お詫び→経緯→新納期→リカバリー案→再度のお詫び、の5ブロック。
- 1
お詫びから始める
「この度は大変ご迷惑をおかけいたします。○○の納期について、延長のお願いを差し上げたくご連絡いたしました。」
- 2
遅延の経緯を簡潔に
「○○の作業を進める中で、△△という問題が発生し、当初の想定を大幅に超える作業が必要となりました。」詳細すぎず、責任転嫁しない。
- 3
新しい納期を明示
「誠に勝手ではございますが、納期を○月○日までに延長していただけないでしょうか。」具体的な日付を必ず。
- 4
リカバリー案を提示
「部分納品で対応する」「必要な部分から先行リリース」等、相手のロスを最小化する案。これがないと単なる「できませんでした」報告に見える。
- 5
再度のお詫びと結び
「誠に勝手を申し上げ、深くお詫び申し上げます。今後このようなことがないよう努めてまいります。」
03
避けるべき表現
延長依頼で書いてはいけない表現。
×「○○の都合により」だけで理由が曖昧
抽象的で、原因追究がないと受け取られる。具体的な原因を1文で説明。
×「仕方がありません」「不可抗力」
責任回避の印象。自社側の責任がある場合は、明確に認める。
×他社・部下への責任転嫁
「担当者が急病で」「発注元の要件変更で」等は書かない。最終責任は自分にある前提で。
×「ご検討ください」と責任を委ねる
相手に判断を丸投げするトーン。自分から「○月○日までに」と具体的な新納期を提示。