内定通知メールへの返信の書き方とマナー
内定通知メールへの返信、基本の3ブロック
返信は「感謝→意思表示→今後の連絡について」の3ブロック構成が鉄板。内定への感謝を最初に置くことで、以降の内容が柔らかく伝わります。
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ブロック1: 内定への感謝
「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」を最初に。どのパターン（承諾・保留・辞退・質問）でも共通で必須。
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ブロック2: 自分の意思表示
承諾なら「謹んでお受けいたします」、保留なら「期限延長のお願い」、辞退なら「辞退させていただきたく」、質問なら「下記の点について確認させてください」。明確に。
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ブロック3: 今後の連絡について
「書類の送付方法について改めてご連絡ください」「ご連絡をお待ちしております」等、次のアクションを明示。相手に「次何をすべきか」を伝える。
監修者ワンポイント / 佐野真由美
「返信は何時間以内にすべき？」という質問が多いですが、理想は24時間以内、遅くとも48時間以内です。返信が遅いと「熱意が低い」と判断されることがあります。悩む場合も、まず「ご連絡ありがとうございます。◯日までにお返事いたします」と速報だけ返しておくのが賢明。
パターン別の文例
4つの返信パターンそれぞれの文例をまとめました。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 謹んでお受けいたします。 貴社の一員として働けることを心より嬉しく思います。入社手続きについて、改めてご連絡いただけますと幸いです。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐縮ではございますが、◯月◯日まで回答期限を延長していただくことは可能でしょうか。 慎重に検討させていただきたく、お願い申し上げます。 ご無理を申し上げ申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ではございますが、熟慮の結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変恐れ入りますが、ご連絡前に下記の点について確認させていただきたく存じます。 ・入社日について ・勤務地について ・待遇面の詳細について お忙しい中恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。
よくある失敗と改善策
返信の際に避けるべき典型的な失敗パターン。
「了解しました」「承知です」など、カジュアルすぎる表現。
「謹んでお受けいたします」「承知いたしました」「かしこまりました」を使う。内定通知は正式な連絡なので、軽い表現は避ける。
返信が3日以上遅れた後、冒頭に何も触れずそのまま本題。
返信が遅れた場合は「ご返信が遅くなり、誠に申し訳ございません」から始める。遅れた事実を認めてから本題へ。
「検討中」と曖昧に答える（保留なのか承諾なのか不明）。
保留したい場合は「期限延長のお願い」と明確に。承諾する方向なら「前向きに検討しております」と意思を示す。