— Job Offer Decline Email Guide
内定辞退メール完全ガイド
電話後/メールのみ/伝え方タイミング別の例文
内定辞退はスピードと誠実さが命。電話で第一報→メールで正式連絡が原則ですが、状況によりメールのみで完結させるケースも。電話後の正式メール/メールのみ/他社内定/家庭事情の4パターンをマナー講師監修で。
— Flow
内定辞退の正しい流れ 4ステップ
STEP 1
判断がついたら24時間以内に行動
迷っている時間はノーカウント。決まったら即連絡
STEP 2
電話で第一報
営業時間中(10-17時)に電話。担当者不在ならメール
STEP 3
電話の30分以内に正式メール
電話内容を文書化して残す
STEP 4
相手から返信が来たら丁寧に対応
理由の深掘りや引き止めには簡潔に応対
— Templates
場面別 例文4パターン
件名: 内定辞退のお詫び 山田 太郎 株式会社◯◯◯◯ 人事部 ◯◯ ◯◯様 平素より大変お世話になっております。 先ほどお電話にてご連絡いたしました山田太郎です。 このたびは内定のご連絡をいただきましたにも関わらず、 身勝手なお願いとなり、誠に申し訳ございません。 慎重に検討を重ねました結果、 他社様にて内定をいただいた企業へ入社する決断をいたしました。 貴社の選考に進ませていただいたことは、 私自身大変光栄に思っております。 選考にあたりお時間をいただいた皆様には、 改めて深くお詫び申し上げます。 末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を 心よりお祈り申し上げます。 ------ 山田 太郎 TEL: 090-XXXX-XXXX ------
件名: 内定辞退のご連絡 山田 太郎 株式会社◯◯◯◯ 人事部 ◯◯ ◯◯様 お世話になっております。山田太郎です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 本来であればお電話にて直接ご挨拶申し上げるべきところ、 お忙しい折、メールでのご連絡となりましたこと 何卒ご容赦くださいませ。 慎重に検討を重ねました結果、 誠に勝手ながら今回は内定を辞退させていただきたく ご連絡を差し上げました。 選考にお時間をいただいたにも関わらず、 このような結論となりましたことを 心よりお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を 心よりお祈り申し上げます。 ------ 山田 太郎 ------
件名: 内定辞退のご連絡 山田 太郎 株式会社◯◯◯◯ 人事部 ◯◯ ◯◯様 お世話になっております。山田太郎です。 このたびは内定のご連絡をいただき、 心より感謝申し上げます。 慎重に検討を重ねました結果、 他社様より内定をいただき、自身のキャリアプランに照らし そちらの企業への入社を決意いたしました。 貴社で働くという選択肢を提示していただいたこと、 そして選考過程で◯◯様をはじめ多くの方に お時間を割いていただきましたこと、 深く感謝しております。 末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を 心よりお祈り申し上げます。 ------ 山田 太郎 ------
件名: 内定辞退のお詫び 山田 太郎 株式会社◯◯◯◯ 人事部 ◯◯ ◯◯様 お世話になっております。山田太郎です。 このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。 大変身勝手なご連絡となり恐縮ですが、 家庭の事情により貴社への入社が 難しい状況となってしまいました。 選考にあたり多大なお時間を頂戴したにも関わらず、 このような結論をお伝えすることとなり、 心よりお詫び申し上げます。 ご縁がございましたら、 将来また機会をいただけますと幸いに存じます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を 心よりお祈り申し上げます。 ------ 山田 太郎 ------
— Tip
内定辞退の伝達もエージェントが代行
転職エージェント経由の応募であれば、内定辞退の伝達・他社内定との調整・条件改善交渉まで全てエージェントが代行。「直接断るのが気まずい」「複数社で迷っている」という方こそエージェント活用のメリットが大きいです。
— FAQ
よくある質問
内定辞退はメールだけでいい？
原則は電話で第一報→メールで正式に伝えるのがビジネスマナー。ただし、電話で連絡がつかない/担当者がメール希望/夜間や休日 の場合はメールのみで構いません。電話できる状況ならまず電話を。
内定承諾後の辞退は可能？
法律上は入社2週間前までであれば撤回可能(民法627条)。ただし企業側の準備工数が無駄になるため、できるだけ早く伝えること。承諾書提出後の辞退は誠意ある対応が必須で、損害賠償請求は通常ありません。
辞退理由は正直に書くべき？
具体的他社名や年収比較は不要。「総合的に判断した結果」「家庭の事情」程度に留めます。「貴社の◯◯が魅力的でなかった」など否定的内容は絶対NG。誰も得しません。
辞退の連絡はいつまでに？
判断がついたら24時間以内が理想。遅くとも内定承諾期限の前日までに伝えるのが社会人マナー。期限ギリギリや当日連絡は企業側が他候補者への連絡を急ぐ必要が生じるため避けます。
謝罪文はどの程度書く？
本文の3割程度を謝罪に充てるバランスが標準。「貴重なお時間をいただきながら」「誠に申し訳ございません」を必ず入れる。土下座のような過剰謝罪は逆効果なので、簡潔で誠実な表現を心がけます。
エージェント経由の場合は？
原則はエージェントに伝えてエージェントが企業側に通達します。あなたから企業に直接メールする必要はありません。エージェントが交渉(条件改善・他社内定との比較等)も代行してくれるため、まず担当エージェントに相談を。
辞退後に再応募できる？
理論上は可能ですが、現実的には2-3年は再応募が難しい場合が多い。誠実に辞退連絡をしておけば、業界が同じ場合に再びコンタクトの機会はあります。「ご縁がございましたら」と書いておくと角が立ちません。
一度提出した内定承諾書はどうする？
辞退決定後、承諾書を破棄するか企業に返送するか問い合わせます。多くは破棄でOKですが、雇用契約書サインがあれば返送が原則。法的にはサイン後でも入社2週間前まで撤回可能なので、慌てず対応します。
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